8 bonnes questions à se poser sur les frais professionnels
Ce article traite des règles et réglementations entourant les dépenses professionnelles pour les travailleurs indépendants, y compris la justifiabilité, les factures correspondantes et le fait de ne pas être excessif par rapport aux revenus de l'entreprise.
Il couvre également des sujets tels que l'utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, le paiement du loyer d'un professionnel et la déduction des frais de téléphone et d'internet.
Quelles sont les conditions à réunir pour qu'une dépense puisse être considérée comme un frais professionnel ?
Il y a trois règles élémentaires pour qu'une dépense puisse être considérée comme un frais professionnel :
La dépense doit être justifiable, c'est-à-dire essentielle à l'activité économique professionnelle et dans l'intérêt de la société.
La dépense doit être justifiée, c'est-à-dire avoir une facture correspondante à conserver pendant dix ans, au nom de la société pour pouvoir se faire rembourser.
La dépense ne doit pas être somptuaire, c'est-à-dire pas trop élevée par rapport au chiffre d'affaires retiré.
Tous les frais engagés avant la création de la société peuvent-ils être considérés comme des frais professionnels ?
Oui mais jusqu’à 6 mois.
Dan ce cadre : tous les frais engagés avant la création de la société peuvent être considérés comme des frais professionnels, à condition de respecter les trois règles élémentaires :
La dépense doit être justifiable, justifiée et non somptuaire.
Pour les acquisitions datant de plus de 6 mois avant la création, il est possible dans certains cas de revendre le bien à la société au prix de l'occasion et à condition de réaliser un contrat de cession entre soi et la société.
Pour savoir quel salaire vous dégager avec toutes ces questions, cet article : “Simulateur de revenus pour président de SASU” et “Les différentes rémunérations pour un dirigeant”.
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Un professionnel qui a besoin d'un costume-cravate pour un rendez-vous de prospection peut-il le faire régler par sa société ?
Un professionnel ne peut pas faire régler par sa société les tenues qu'il peut être amené à porter également en dehors de tout cadre professionnel, comme un costume-cravate.
Les seules tenues acceptées en frais professionnels sont celles qui sont justifiables, justifiées et non somptuaires, comme la robe d'avocat, la blouse de médecin ou les chaussures de protection.
Peut-on utiliser le compte pro pour inviter à dîner un "prospect chaud" ?
Il est possible d'utiliser le compte de la société pour inviter à dîner un prospect qui n'est pas encore un client, à condition que cette dépense soit justifiable, justifiée et non somptuaire, et que le prospect représente un "retour attendu" pour l'entreprise.
En d'autres termes, la dépense doit être considérée comme un investissement dans le développement de l'activité professionnelle de l'entreprise.
Dans cette perspective de la participation à des évènements extérieurs, ces articles : “Comment réussir son petit-déjeuner d’affaires ?” et “Comment réussir votre déjeuner d'affaires ?“.
La société peut-elle payer l'usage d'un véhicule professionnel utilisé pour se rendre à des RDV pro ?
Il est possible de se faire rembourser des indemnités kilométriques pour l'usage d'un véhicule personnel utilisé à titre professionnel.
Cependant, la société ne peut pas payer l'usage d'un véhicule personnel utilisé pour se rendre à des rendez-vous professionnels.
Seules les indemnités kilométriques peuvent être remboursées, et elles sont fonction du nombre de kilomètres parcourus pendant l'année et de la puissance fiscale du véhicule.
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La société peut-elle payer le loyer d'un professionnel travaillant à domicile ?
La société peut payer une partie du loyer d'un professionnel travaillant à domicile, mais seulement si le siège social ou l'établissement secondaire est bien situé au domicile du professionnel.
Dans ce cas, le professionnel doit rédiger une convention d'occupation entre sa société et lui-même, et calculer un coefficient d'utilisation personnelle, c'est-à-dire le rapport entre la surface à usage professionnel et la surface totale de son logement.
Et pour les frais de téléphone, internet, etc. ?
Pour les frais de téléphone portable, internet, abonnement de transport, il est possible de déduire la totalité de la somme à condition d'en conserver les justificatifs.
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Cependant, il n'existe pas de règles précises données par l'administration fiscale pour ces types de frais.
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Les frais professionnels sont ils imposables ?
Les allocations pour frais d'emploi sont imposables dès lors qu'elles couvrent des dépenses déjà prises en compte par la déduction forfaitaire de 10 %.
Conclusion
Les travailleurs indépendants doivent être vigilants quant aux dépenses qu'ils engagent pour leur activité professionnelle.
Pour résumer : les frais professionnels doivent être justifiables, justifiés et non somptuaires, et respecter les règles édictées par l'administration fiscale.
Les travailleurs indépendants doivent également être conscients des différentes possibilités de remboursement de leurs frais professionnels, tels que les indemnités kilométriques, et des différentes règles applicables à chaque type de dépense.
Enfin, il est important de garder une trace de toutes les dépenses engagées pour l'activité professionnelle, en conservant les justificatifs pendant au moins dix ans.
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