Comment manager efficacement votre équipe
Gérer des apporteurs d'affaires, des contrats de qualif, des nouveaux collaborateurs, ou encore des indépendants dans le cadre d'une relation d'affaires sont des actions qui présentent un point commun : vous aurez à fédérer afin d'emmener tout ce petit monde là où vous le souhaitez.
Si se gérer n’est pas évident, alors les autres...
La gestion des ressources humaines est probablement un des sujets les plus délicats à traiter au sein de l'entreprise.
Lundi, vous avez un collaborateur, ou une relation d'affaires, heureux et prêt à dépasser ses objectifs. Vendredi, faisant suite à des problèmes personnels et un non-respect de vos process, il est démotivé, et, pire, a tout fait de travers.
Si cela devait vous arriver, la chose serait gérable. C'est votre business et nul doute que vous ferez le maximum pour rattraper les choses. Mais comment faire quand ce n'est pas vous-même ?
Pour cet article sur le management nous allons distinguer deux profils : le manager et le leader.
Je n'ai pas envie de les opposer car les deux sont utiles au sein d'une organisation. Mais en matière de stratégie, de temps à consacrer, il sera préférable de s'orienter vers une posture de leader.
Disons que le manager sera celui qui sera affecté à la vérification du planning, au respect des horaires, bref de veiller sur tout ce qui touche en quotidien et à la data.
Le leader, comme indiqué plus haut, se concentrera sur des actions psychologiques et d’influences. Bref, il sera là, pardon vous serez là, pour inspirer et faire éclore la graine de l'autonomie et du dépassement de soi.
Sommaire
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1. Onboarding
Savoir intégrer une nouvelle recrue est déterminant. Une mauvaise intégration est capable à elle seule de faire échouer chaque nouveau recrutement.
Sur ce point comme sur beaucoup de choses, il n'existe pas de recette miracle mais quelques règles élémentaires à respecter.
D'abord prendre du temps avec le ou la nouvelle recrue.
Si nous sommes en entreprise : de prendre le temps de lui présenter chacun des salariés à qui il aura affaire. Et même les fournisseurs si vous en avez.
De l'ordre de l'évidence mais tout de même : de s'assurer que celui-ci ou celle-ci est à l'aise et qu’il a bien compris qui fait quoi au sein de la nouvelle organisation. Si vous avez un doute, invitez votre recrue à reformuler.
Conseil : si votre équipe rencontre une croissance d’effectifs, même si cela est pénible, commencez à mettre des process, et que ces derniers soient écrits.
En dessous de 10 personnes, tout le monde se connaît, les choses peuvent encore aller. Mais au-delà...
Plus tôt vous aurez commencé la rédaction des process, mieux ce sera pour vous. Bien-entendu, il va de soi que vous n'hésiterez pas à réactualiser vos process si besoin.
Astuce : le digital est votre ami. Écrivez vos process dans un document en ligne (Google Docs ou encore Microsoft Word online), et communiquez sur les process qu'à travers celui-ci. Ainsi, en travaillant directement dans le cloud, toute personne téléchargeant le document aura automatiquement la dernière version mise à jour.
2. Objectif
Petite règle de base : ne recruter personne dont la tâche vous est inconnue.
Illustration : si vous recrutez un commercial, vous avez déjà vendu votre offre avant. Si vous prenez un comptable, vous avez déjà eu à traiter la comptabilité, etc.
Si vous vous entourez, comment allez-vous mesurer le travail si vous ne le connaissez pas vous-même ? Il ne s'agit pas d'être expert sur tout mais simplement de savoir de quoi vous parlez et de ne pas vous laisser emmener en bateau.
Et la question des objectifs est liée : comment savoir si les objectifs que vous donnez sont raisonnables (ou pas) si vous n'avez pas exercé vous-même la mission ?
3. Suivi
C'est ici que la frontière va être fine entre management et leadership.
Il serait tentant d'avoir le nez collé sur les chiffres et d'être en mode surveillance.
Je vous invite à ne rien en faire. Si vous vous sentez obligé d'avoir à surveiller vos partenaires ou/et collaborateurs, c'est qu'il y a un problème. Dans ce cas, le sujet est simple à traiter : procédez à du changement.
Note : sur la question du recrutement, cet adage à suivre à la lettre : recruter lentement, virer rapidement. Dit autrement : n'engagez personne que vous ne soyez capable de virer dans l’heure. La survie de votre entreprise peut en dépendre.
Pour en revenir à la question du suivi, oui il faudra en faire et je vous invite en ce sens à faire des points hebdomadaires ou mensuels.
Et n’hésitez pas à responsabiliser si besoin et dès que vous le pouvez.
4. Feedback
C'est important que votre entourage professionnel vous donne des retours, il est important également que vous en fassiez de même. Ainsi, dès que l'occasion se présente ne soyez pas avare en félicitations ou en remerciements.
Nouvel adage, valable surtout si vous êtes en télétravail avec vos équipes : félicitez et encouragez via le digital (Slack, Signal, Discord, Teams, mail, Groupe Facebook, etc.). Et recadrer de vive voix. Dans l'idéal dans l'ordre suivant : en présentiel si vous pouvez ; autrement en visio et en dernier recours par téléphone.
Le procès suivant si vous devez recadrer quelqu'un : la méthode DESC. Elle permet de faire passer un message tout en ménageant les susceptibilités. Cette méthode présente aussi l'avantage de préserver les émotions des 2 parties (vous inclus donc).
D pour décrire les faits. Ici nous serons dans le factuel. Au lieu « tu es tout le temps en retard », vous direz « lundi, mardi, et mercredi, tu étais présent à 9h35 alors qu'il faut être là à 9h. »
E pour exprimer. À cette étape nous allons communiquer sur les émotions. Vous pourrez indiquer votre déception, votre colère, bref tout ce que vous ressentez. Attention de ne pas être dans le jugement de l'autre personne. Il s'agit ici de ne traiter que les actions des individus.
Exemple : Vous : « Je suis très déçu par tes retards. »
S spécifier des solutions. Idéalement c'est à l'autre de les formuler. Mais si ce n’est pas le cas, rien ne vous interdit d’en formuler. Veillez juste à récupérer le retour de l'autre partie à l'évocation de vos solutions. Il s'agit ici de s'assurer de sa compréhension mais aussi de son acquiescement.
Exemple : Vous : « Ces retards pénalisent l’entreprise. Comment envisages-tu les choses pour améliorer la situation ? »
C pour conclure. À cette dernière étape, nous allons ici nous mettre d'accord avec l'autre sur les prochaines actions. Il va de soi qu'elles devront faire l'objet d'un suivi, et logiquement au positionnement d'un nouveau rendez-vous.
Exemple : Vous : « Tu me proposes donc de faire des efforts pour arriver à l’heure tous les jours. Bien, c’est entendu. Nous ferons le point en fin de mois. Je compte sur toi. Merci pour cet échange et ta contribution. »
5. Instaurer des rituels
Afin de favoriser une culture d'entreprise : instaurer des rituels au sein de votre organisation. Ils sont à organiser en cohérence avec votre personnalité et les valeurs de votre entreprise.
Cela peut être un café virtuel en fin de semaine. Un cadeau pour tous les commerciaux en carte de grosses signatures, etc. Faîtes jouer votre créativité.
Afin de favoriser une culture d'entreprise : instaurer des rituels au sein de votre organisation. Ils sont à organiser en cohérence avec votre personnalité et les valeurs de votre entreprise.
Cela peut être un café virtuel en fin de semaine. Un cadeau pour tous les commerciaux en carte de grosses signatures, etc. Faîtes jouer votre créativité.
6. Soyez juste avec tout le monde...
Soyez juste avec tout le monde et intransigeant avec vous-même.
Vous ne pourrez dur avec les autres si vous ne l'êtes pas avec vous-même. De même que vous ne pouvez demander à vos équipes d'être performante si vous-même vous ne brillez pas. Bref, montrez l'exemple avant de demander quoi que ce soit.
Toujours en matière d'exemplarité : bannissez les traitements privilégiés. Il serait terrible que l'entourage professionnel vienne à penser qu'il y ait chez vous une justice à deux vitesses.
Ainsi si vous avez un règlement, il doit s'appliquer à tout le monde de la même manière. Sans exception.
7. Soyez disponible et ouvert
Selon moi le point le plus délicat à tenir car en même temps vous devrez assurer vos propres tâches, et, en même temps, vous rendre disponible et ouvert pour les autres. N’oublions pas que leur réussite est également la vôtre.
Face à une telle situation, une solution : donner des créneaux de disponibilité. Ainsi tout le monde saura quand vous solliciter et quand ça ne sera pas possible.
La disponibilité doit être aussi mentale : ainsi lors de ces échanges, montrez-vous impliqué et dans la bienveillance. Dit autrement : téléphone éteint, et boîte de messagerie fermée.
8. Connaissez vos équipes par cœur
Impossible de diriger des personnes si on ne les connaît pas.
Ainsi, prenez le temps d'échanger avec eux, de connaître leurs motivations et leurs craintes.
Attention de ne pas franchir la délicate frontière du privé. Attention donc aux questions trop personnelles. Par-exemple, n’insistez pas si vous n’avez pas de réponses.
9. L'ultime retour
Il serait vain d'appliquer tous les conseils indiqués plus haut si vous n'étiez capable de les mesurer.
Maintenant on imagine facilement les biais qui pourraient s’installer si vous posiez la question de votre management à vos équipes.
À cette douloureuse question, une solution : le questionnaire anonyme.
Cela peut être violent mais c'est la seule façon pour vous d'avoir un franc retour sur votre manière de manager.
Conclusion
Comme nous le venons de le voir, être manager demande de la discipline, être leader demande de se dépasser et porter une vision.
Si vous avez à jouer les rôles, bonne chance. Cependant, l’enjeu est loin d’être mince. Aucune entreprise ne peut survivre à une équipe non motivée, non soudée et non inspirée.
Pour compléter cet article
Pour revenir au début de cet article sur comment ménager efficacement votre équipe.
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